事務課
課長 飯塚敏之
1．ビジョン
相澤東病院ビジョン
「職員一人一人が在宅療養支援に関わる専門職としての自覚と責任を持ち」
部署ビジョン
「職員一人一人が在宅療養支援に関わる専門職としての自覚と責任を持つ」ことを目標にして、事務課の3年後におけるビジョンを下記に掲げる。
- 業務分掌に基づき作成された業務手順書どおりに、誰もが同じ手順で業務の遂行ができるものとなっている（業務の標準化）。
- 定期業務についてスケジュール化されており、定期的及び必要時において、業務手順書・定期的業務スケジュールがメンテナンスされている。また、常に見直された手順に添って業務が遂行されている。
- 診療報酬算定に関わる届出医療（施設基準）において、確実な届出と届出要件のモニタリングができている。
- 担当業務を主とするが、状況によっては他者の業務を補い、業務全体の効率を上げる「マルチタスク」を実践している。
2．サービス内容
＜外来関連＞
- 受付業務
- 初診・予約患者受付
- 保険証登録
- 来院者案内
- 入院患者案内
- 会計業務
- 入院・外来会計
- 振込入金
- カード売上請求
- 書類受付業務(診断書)
- 外来予約業務
- 医療費管理業務
- 未収金管理簿
- 拾得物に関する業務(受付)
- 面会者への名札貸与業務
＜入院関連＞
- 入院手続き
- 入院時チェックリストの作成
- 入院患者カルテファイルの作成
- 入院に際しての各種案内(病棟のオリエンテーション)
- 入院承諾書、支払い承諾書の案内、取得
- 保険証等の確認、登録
- 限度額適用認定証の説明、確認、登録
- 患者情報の収集
- 付添許可の確認
- 入院中の対応
- 面会制限の管理、報告
- 家族、訪問者(お見舞い)の応対、病棟内(病室)等の案内
- 外出・外泊の確認
- 概算金の説明
- 定期請求の配布
- ネームプレート、リストバンドの準備
- 退院手続き
- 退院時チェックリストの作成
- 退院患者カルテファイルの整理、担当部署への申し送り
- 退院に際しての各種案内
- 請求書の発行、配布
- 死亡診断書の記載確認
- 算定業務の補助
- 医師、看護師への総合評価加算の入力依頼
- 入院診療計画書・栄養管理計画書の作成確認・作成依頼
- 注射・看護の実施入力漏れのチェックと入力依頼
- 重症度、医療・看護必要度に係わる評価の実施入力漏れのチェックと入力依頼
- 栄養指導、退院時服薬指導・リハビリ指導の確認
- 自費伝票の管理
- 個室室料差額免除書類の作成、管理、報告
- 労災患者の対応、案内
- 損保患者の対応、案内
- 書類業務
- 各同意書の確定保存
- 看護情報収集・入院問診票等の代行入力
- 入院療養計画書・退院支援計画書・退院療養計画書の確認
- 医療費管理業務
- 土、日、祭日退院の医療費請求書の郵送処理、管理
- 退院時支払いの管理
- 未収金管理簿
＜法務関連＞
- 法に基づく立入り検査対応（厚生労働省・保険福祉事務所 等）
- 許認可申請・届出等の手続き
- 医療法に係わる、新規・変更・定期報告等
- 保険医療機関指定申請書記載事項に関する事項
- 届出医療に係わる、新規・変更・廃止・定期報告等
- 放射線医療機器の導入・更新・廃止に伴う届出（保健所・労働基準監督署）
- 酸素購入価格届出
- 個室料金設定に関する事項（設定・届出）
- 施設認定証の更新手続き、及び原本保管とデータ管理
- 医療機能情報提供制度報告に関する事項
- 関係法令書の整備、官庁通達・官報等の受付・院内通報に関する事項
- 院内法定掲示管理
- 医療法に定められた掲示義務内容の統括管理
- 療養担当規則（届出医療）における掲示義務内容の統括管理
- 取得認定施設における掲示内容の統括管理
- 計量器検査の準備・指導
＜各種行事・外部関連業務＞
- 外部調査・アンケート等に関する事項
- 管理簿への入力／回答判断
- 関係部署への協力依頼／取りまとめ／提出
＜院内規程・委員会管理＞
- 規程・手順の事務管理、公布
- 委員会事務管理
＜工事関連＞
- 病院における、新築・増築・改築に伴う届出
＜セキュリティ関連＞
- ＩＣカード関係事項
- ＩＣカード入室管理システムのＩＣカード貸与管理表の回収
- 鍵管理
- 施設内の鍵管理（貸与、スペアキーの管理、オートロック開閉設定）
- 院内で発生した盗難、障害等の対応
＜契約関連＞
- 契約書等 重要文書の保管管理
＜患者サービス関連＞
- 不在者投票事務（不在者投票の実施、選挙管理委員会の代行業務）
- 患者等からの投書や苦情処理
- 転院搬送
- 敷地内案内表示メンテナンス
- 遺失物処理（慈泉会拾得物等の保管と処理）
＜職員サービス関連＞
- 慈泉会 慶弔届の受付・手配
- 郵便物・クロネコメール便・ＦＡＸ・現金書留の収受および関係部署への配布
＜施設・設備・機器・物品管理＞
- 共用施設管理（研修室、ロッカー室など）
- 共用機器・物品管理（コピー機、物品管理）
- 公用車両関連 (公用車の維持・管理)
＜書類受付・処理＞
- 通達文書の受付・採番・原本保管
- 稟議書の受付・処理
- 公文書の受付・採番・保管・関係部署への配布
＜統計業務関係＞
- 日々統計業務
- 全退院患者の病歴登録
- 42日以内再入院調査、合併症・再入院・再手術調査
- ICDコーディング
- 診療記録の外部者閲覧への対応（受付・書類管理）
- 入院診療録概要の記載補助
- 入院診療録概要の記載管理（督促・完成率集計）
- 死亡診断書記載精度向上のための介入
- 死亡診断書（死体検案書）の記載内容確認、登録
- 確認対象在院患者の抽出とカルテ確認による長期入院の原因把握と記録
- ＤＰＣ関連業務
- DPC様式1関連調査
- 病院報告関連統計（外来患者数、入院患者状況）
- 月次統計業務
- 量的管理（規程）…規程に準拠した記載の有無（モニタリング）の評価
- 質的管理（監査）…記載内容そのものの正確さの評価
- 統計システムによるデータ抽出
- Access・QVによるデータ抽出
- 病院DB等、分析ツールの活用
- 情報提供・情報公開（院内・院外）
3．構成・提供体制
①課長 1名 ②事務職員 2名
1.通常勤務（事務課スタッフ）
月曜日～金曜日 9:00～17:40
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月 |
火 |
水 |
木 |
金 |
土 |
日 |
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9:00～17:40 |
○ |
○ |
○ |
○ |
○ |
※1 |
※1 |
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17:10～8:30 |
○ |
○ |
○ |
○ |
○ |
※2 |
※2 |
2.日直勤務（※1）8:30～17:10
慈泉会事務職員による交代勤務
3.宿直勤務（※2）17:10～8:30
慈泉会事務職員による交代勤務
＜資格＞
診療情報管理士 1名
4．設備・機器
- 再来受付機 1台
- 自動精算機 1台