秘書室
室長 森下学
1. ビジョン
- 院内外の理事長公務が円滑に進むようスケジュール管理を適切に行うとともに、経営判断や病院運営上の判断業務に専念できるようチーム体制で理事長公務をサポートする。
- 各事業体・各部署の現場と理事長および慈泉会本部との報・連・相が円滑かつタイムリーに行われ、病院運営が滞ることがないよう秘書室としての橋渡し的機能を発揮する。
- 慈泉会全体のベクトルにズレが生じないよう、理事長や慈泉会本部の考え・方針を適時適切に各事業体や関係部署に発信する。
- 各事業体の運営状況や活動状況や院外に公表された情報の収集と整理を行い、慈泉会全体で活用できる情報に集約し発信することで慈泉会の発展に寄与する。
- 院内外から届く依頼文書や報告書、確認文書を理事長や関係部署に単に振り分けるのではなく、文書の内容や目的を勘案し、優先順位の判断や事前調整などを行うことで秘書室としてのスクリーニング機能を果たす。
- 秘書室は慈泉会全体の顔であることを認識し、受付対応窓口としての役割を果たすとともに、院内外の関係者との信頼関係を構築し、来訪者満足度の向上に努める。
- 慈泉会全体の健全な発展を期すために、最高意思決定機関である理事会・評議員会を適時適切に開催する。
2. サービス内容
【本部秘書】
- スケジュール管理
- 院内外とのスケジュール調整
- 出張手配
- 申請書・報告書等の管理業務
- 稟議書の受付
- 運営報告書の受付
- 招聘受諾判断報告書の受付
- 公文書管理業務
- 発信公文書、受信公文書の管理
- 公用車管理業務
- 公用車の運行管理
- 運転手の勤怠管理
- 公用車委託管理業務
- 事務局業務
- 慈泉会理事会・評議員会の事務局業務
- 長野県透析医会の事務局業務
- 日本医療法人協会長野県支部の事務局業務
- その他秘書業務
- 各種資料作成
- 理事長室の環境整備
- 郵便物管理
- 慶弔対応
- お中元、お歳暮、年賀状等に関すること
- 慈泉会本部への来客対応
【医局秘書】
- 医師の労務管理に関すること
- 人事部提出の勤怠関連書類の取りまとめ
- 医師の入局、退局に関する業務
- 医師の当直管理業務
- その他 医師のスケジュール調整に関すること
- 医局窓口業務
- 保険会社、製薬会社の対応窓口および医師との面談日程調整
- 各種データ管理および医師業務サポート
- 院内・院外の各種手続きに関するサポート
- 資金管理業務
- 医局費の管理
- 各科研究費の管理
- その他秘書業務
- 医局の環境整備
- 医局内の機器・物品管理
- 郵便物管理
- 慶弔対応
3. 構成
室長1名、本部秘書2名、医局秘書2名
＜資格＞
病院経営管理士（日本病院会）1名、病院管理士（全日本病院協会）1名